Este artículo es la segunda parte de cómo darse de alta como empresario autónomo en EE.UU, si no has leído la primera parte te recomendamos que empieces por aquí ( Parte 1 )

3. Tipos de estructuras comerciales y lo que necesita como propietario

Si trabaja por cuenta propia, también es propietario único por defecto. No ha presentado ningún documento organizacional con su gobierno estatal y no tiene socios comerciales.

Si administra su negocio no incorporado con uno o más copropietarios adicionales, opera su negocio como una sociedad por defecto.

Tanto las empresas individuales como las sociedades son modelos comerciales útiles. No requiere papeleo para comenzar y actuar como una extensión de usted. Cuando opera bajo estos modelos comerciales, puede combinar sus fondos personales y comerciales (pero siempre es una buena idea mantener sus fondos separados usando una cuenta bancaria comercial para registros precisos). Usted presenta sus declaraciones de impuestos comerciales como parte de sus declaraciones de impuestos personales. Desde una perspectiva de responsabilidad, usted y su empresa son lo mismo.

Las empresas unipersonales y las sociedades son excelentes para la simplicidad, pero esa simplicidad conlleva un riesgo personal. Dado que su negocio es una extensión de usted, usted es personalmente responsable de sus obligaciones comerciales. Eso significa que sus activos personales están potencialmente en riesgo si algo sale mal.

Por ejemplo, si no cumple con un préstamo comercial, el banco puede ejecutar la hipoteca de su casa, automóvil, inversiones y cualquier otra cosa que posea personalmente. Desde una perspectiva fiscal, los ingresos de su negocio se gravan como ingresos ordinarios para usted. Usted paga impuesto sobre la renta. En el caso de las sociedades, su ingreso comercial imponible es relativo a su participación en la propiedad.

Si los riesgos de la empresa unipersonal y la sociedad son demasiado altos para su comodidad, tiene opciones. Los dos modelos comerciales clásicos que ayudan a separar la responsabilidad comercial de su responsabilidad personal incluyen la corporación y la compañía de responsabilidad limitada (LLC). Echemos un vistazo más de cerca a cada modelo.

¿Qué es una corporación?

Una corporación es (1) propiedad de los accionistas, (2) controlada por una junta directiva que nombra funcionarios para administrar el negocio diario y (3) se rige por la ley corporativa del estado donde se incorpora la empresa.

De todas las entidades comerciales, las corporaciones tienen la mayoría de los requisitos legales. Los requisitos exactos dependen del estado en el que se incorpore, pero generalmente incluyen:

• Documentos organizacionales: Típicamente titulados "artículos de incorporación" o "certificado de organización", estos son formularios estatales estándar que deben completar y presentar con información básica como el nombre de la corporación, un agente registrado, propósito comercial, número total de acciones y valor asociado, dirección comercial y otra información básica. Los documentos organizacionales también requieren una tarifa de presentación y son los más caros de todas las entidades comerciales disponibles.
• Formularios de impuestos: informe las declaraciones de impuestos corporativos específicos del estado y el formulario 1120 del IRS para las declaraciones de federales.
• Estatutos corporativos: Las leyes de corporaciones de la mayoría de los estados requieren que su empresa adopte estatutos corporativos dentro de un cierto período de tiempo después de crear su corporación. Los estatutos incluyen información de procedimiento que rige su negocio, incluidos los procedimientos de votación, los tipos de funcionarios, los procedimientos de resolución de la junta, el mantenimiento de registros y otra información básica.
• Reunión inicial: Esta puede ser una reunión inicial de accionistas, pero más probablemente una reunión inicial de la junta directiva. Si se trata de una asamblea de accionistas, los accionistas eligen una junta directiva. Si ya han sido elegidos, los directores se reúnen para adoptar los estatutos, las resoluciones de la junta, nombrar funcionarios y sentar las bases para que su negocio avance.

La lista anterior solo incluye requisitos para que las corporaciones despeguen. Una vez que se lanza su corporación, la ley de corporaciones requiere obligaciones continuas que incluyen:

• Requisitos de informes anuales
• Reuniones trimestrales de la junta directiva
• juntas anuales de accionistas
• minutos de la empresa

Las corporaciones son la entidad comercial más formal disponible. Hay muchos aros por los que saltar para comenzar una corporación. Pero una vez que tenga una infraestructura básica en su lugar, la mayoría de los requisitos continuos se vuelven parte de su cronograma y cultura comercial. Estos requisitos existen para proteger los intereses de los accionistas y los intereses de los empleados.

Junto con la protección de los accionistas y empleados, la forma corporativa separa completamente la responsabilidad comercial y la responsabilidad personal. Si obtiene un préstamo comercial bajo una forma corporativa y su empresa no cumple con los pagos, el banco solo puede ejecutar la hipoteca de los activos de propiedad de la empresa. Sus activos personales están protegidos del banco por ley. La separación entre el negocio y el dueño se llama velo corporativo.

Si los requisitos corporativos parecen demasiado onerosos para su empresa, la sociedad de responsabilidad limitada (LLC) podría ser una buena alternativa.

¿Qué es una LLC?

Una LLC es la forma específica de EE. UU. de una sociedad limitada privada. Proporciona todos los beneficios de protección de una corporación, con menos requisitos administrativos. Combina el traspaso de impuestos de una sociedad o empresa unipersonal con la responsabilidad limitada de una corporación.

Similar a una corporación, los requisitos de LLC varían según el estado. Pero, en general, necesita dos documentos para registrar su LLC:

• Presentación estatal: dependiendo de su estado, esto probablemente se llame artículos de organización o certificado de formación.
• Documentos operativos: similar a los estatutos corporativos, el documento que rige la LLC generalmente se denomina acuerdo operativo o Acuerdo de LLC.

Junto con la simplicidad, otro beneficio de la LLC es su flexibilidad. Si desea agregar más requisitos a su LLC para controles y balances incorporados (por ejemplo, resoluciones de la junta, acuerdos de accionistas, estatutos, reuniones de accionistas, reuniones de la junta), puede hacerlo. Pero no es obligatorio.

Una LLC es simple y accesible de forma predeterminada, pero puede crecer en complejidad a medida que su negocio crece con el tiempo. Los requisitos de LLC en curso también son mínimos. Necesitas pagar tus impuestos, y eso es todo. Por defecto, las LLC adoptaron el método tributario de sociedad. A menos que elija expresamente una estructura de impuestos corporativos, agregue los ingresos comerciales a su declaración de impuestos personales en proporción a su propiedad de la LLC.

Si no desea pagar impuestos de esta manera, puede elegir una estructura de impuestos corporativos presentando el Formulario 8832 del IRS. Si desea profundizar en la estrategia de impuestos corporativos, puede elegir la estructura de impuestos S-corp presentando un Formulario 2553 .

Por lo general, no se requieren informes anuales para las LLC (a menos que haya elegido una estructura de impuestos corporativos), ni tampoco las reuniones trimestrales o anuales.

Las LLC separan su riesgo personal y su riesgo comercial, sin todo el alboroto que requiere una estructura corporativa. Al mismo tiempo, si su negocio crece en necesidades y complejidad, la LLC le permite evolucionar en sus trámites comerciales como mejor le parece.

Otros modelos de negocio

Las corporaciones y las LLC son las dos estructuras comerciales más comunes que sirven como alternativas a los modelos de propiedad única y sociedad, pero existen muchas más. Ejemplos incluyen:

• sociedad de responsabilidad limitada
• sociedad de responsabilidad limitada
• Asociación Profesional
• corporación profesional
• Corporacion S
• B-corporación
• corporación sin multas de lucro
• Cooperativa

Cada tipo de estructura empresarial tiene sus elementos y requisitos únicos. Dichos requisitos están determinados por la ley estatal, excepto para B-corporation, que es una certificación no gubernamental. Consulte las opciones de su estado para obtener más información.

4. ¿Qué es un EIN y cómo lo obtengo?

Un EIN (a veces denominado FEIN) es un número de identificación de empleado federal. El IRS utiliza su EIN para multas de administración tributaria. Es un número único para su negocio. Si no registra uno, su número de seguro social personal se utiliza para la administración tributaria.

Hay una gran cantidad de razones por las que no desea hacer negocios con su número de seguro social en lugar de un EIN, pero una obvia es la representación W-9. Si un tercero le paga a su negocio por bienes o servicios, es posible que le pidan que les proporcione un W-9, que le permita a ese tercero demostrar que usted es un contratista independiente de su negocio y no un empleado. El W-9 requiere un número de identificación fiscal. ¿Quiere dar a esos terceros su número de seguro social? probablemente no

Como nota al margen, si vive en el Reino Unido, su versión de un EIN es el UTR, o Número de referencia único del contribuyente. Un UTR es un código de diez dígitos emitido por el HMRC para identificar a los contribuyentes individuales que necesitan completar una declaración de impuestos de autoevaluación. Se le envía automáticamente a UTR cuando se registra para la autoevaluación o establece una sociedad limitada.

¿Cómo se obtiene un EIN para su negocio?

Comience visitando el sitio de solicitud de EIN del IRS , luego haga clic en el botón "Solicitar en línea ahora" y "Comenzar solicitud":

• Seleccione su tipo de entidad (propietario único, sociedad, corporación, LLC, patrimonio, fideicomiso, adicional) y presione el botón Continuar
• Además de su selección, es posible que se le soliciten detalles más específicos: la corporación le dará opciones para corporación C, corporación S, corporación de servicios personales, REIT, RIC y fondo de liquidación
• Seleccione su motivo para solicitar un EIN: nuevo negocio, nuevo(s) empleado(s), multas bancarias, cambio de tipo de organización o compra de un activo
• Ingrese la información de la parte responsable, esto incluye el nombre y apellido, y su número de seguro social y seleccione el rol de la parte responsable (funcionario corporativo o tercero que solicita en nombre de la empresa)
• Complete la información comercial y envíe la solicitud

Una vez que haya completado este proceso, se le dará la opción de guardar e imprimir un registro temporal del EIN. Este no es el registro oficial, pero puede usar para abrir cuentas bancarias y comenzar a realizar transacciones comerciales con este EIN.

Se le envió por correo un registro oficial de EIN a la dirección que recibió en su solicitud.

Solicitar su EIN es gratis y es un proceso rápido siempre que tenga a mano toda la información mencionada anteriormente.

5. Conceptos fiscales básicos para empresarios autónomos registrados

Has registrado tu negocio, tienes un EIN. ¿Cómo debe estructurar su negocio desde una perspectiva fiscal?

Elegir una estructura fiscal

Primero, debe elegir una estructura fiscal para su negocio. Existen dos modelos básicos para la tributación empresarial:

• impuestos de traspaso
• doble imposición

En un modelo de impuestos de traspaso, su empresa no paga impuestos sobre sus ingresos. En cambio, los ingresos se ampliarán a los dueños de negocios que pagan impuestos sobre esos ingresos como parte de sus declaraciones de impuestos personales. El término "traspaso" se utiliza en empresas individuales, sociedades y LLC que eligen un modelo de impuestos de sociedad.

El modelo de traspaso es el único método impositivo disponible para sociedades y empresas unipersonales. Si es propietario único, debe informar los ingresos de su negocio en el Anexo C de su 1040 personal (declaración de impuestos individuales).

Si está en una sociedad, su sociedad debe presentar el Formulario 1065 ante el IRS para informar sus ingresos comerciales. Todos sus socios individuales reciben el Formulario K-1 de su negocio para informar su parte de los ingresos del negocio en sus declaraciones de impuestos personales.

Las LLC tienen la opción de impuestos corporativos o impuestos de sociedades. Si su LLC elige los impuestos de sociedad, su empresa debe presentar los mismos formularios ante el IRS que presenta una sociedad. Además, los miembros individuales de la LLC recibirán formularios K-1 y los presentarán con sus declaraciones de impuestos personales.

Las sociedades anónimas tributan bajo el método de doble imposición. La corporación impuestos paga sobre los ingresos comerciales, y los accionistas y empleados pagan impuestos sobre los ingresos personales pagados por la corporación. Los impuestos se pagan en dos niveles. Las corporaciones reportan sus ingresos comerciales en el Formulario 1120 . Los empleados informan sus salarios o ingresos W-2 recibidos de la corporación en sus declaraciones de impuestos personales (Formulario 1040).

Los accionistas informan cualquier dividendo que les pague la corporación en la línea 3b de las declaraciones de impuestos personales de los accionistas. Para informar a los accionistas de los dividendos que recibieron, la corporación debe emitir a los accionistas un formulario 1099-DIV.

Muchas razones pueden obligarlo a elegir un modelo de impuestos de sociedad en lugar de un modelo de impuestos corporativos, pero un beneficio atractivo para muchos dueños de negocios es la capacidad de cancelar ciertos gastos comerciales. No tiene la capacidad de hacer esto en un modelo corporativo de doble imposición.

Si desea cancelar los gastos de su negocio, administre su negocio como empresa unipersonal, sociedad o LLC con el modelo de impuestos de sociedad, y siga leyendo para obtener consejos adicionales sobre impuestos para pequeñas empresas.

Consejos sobre impuestos para pequeñas empresas en EE.UU.

Como propietario de una pequeña empresa en EE.UU, sin duda ha oído hablar de maravillosas oportunidades para deducciones de impuestos. Las deducciones son reales, pero debe tener cuidado de seguir ciertas reglas para no infringir las leyes fiscales sin darse cuenta.

¿Qué es una deducción fiscal?

Una deducción de impuestos es una cantidad que el IRS le permite restablecer su ingreso sujeto a impuestos, lo que luego reduce la cantidad de que paga.

¿Qué tipo de gastos son elegibles para deducciones de impuestos?

En resumen, mucho. Pero, cada uno viene con su propio conjunto de reglas y advertencias. Eche un vistazo a algunas de las áreas generales de gastos comerciales que podrían ser elegibles para una deducción de impuestos:

• Los gastos de viaje
• Gastos de oficina en casa
• Comidas en viajes de negocios
• educacion profesional
• equipo de negocios
• Gasolina y kilometraje para viajes de negocios
• Costos legales comerciales

Estos son solos el comienzo. Para una mirada más profunda a las deducciones de impuestos comerciales, eche un vistazo a nuestra guías sobre negocios.

Registrarse como propietario de un negocio por cuenta propia no es tan fácil como parece. El primer paso es identificar lo que quiere decir con "registrar". Puede haber un registro en particular que necesite identificar, o puede haber muchos. Puede tomar tiempo encontrar los registros aplicables a su negocio.

Comience por buscar en la web o en Ruubay y pregunte a otras personas de su industria acerca de los registros específicos de su negocio. Lo más importante es empezar temprano. Cuanto antes comience con los registros correspondientes a su negocio, mejor estará. Descubrirá la información que necesita recopilar y estará preparado si surge un problema.

El registro comercial puede ser complicado. Sin embargo, es manejable y necesario para ejecutar con éxito un negocio que cumpla con las normas. No tengas miedo de pedir ayuda. Recuerde, la mayoría de los dueños de negocios que han estado allí, lo han hecho, lo recomiendan.